新建工厂项目管理中,存在众多亟待解决的问题:
1、新建工厂项目建设是一个复杂的过程,涉及投资决策、招投标、项目的过程控制、项目验收、项目审计和项目竣工等一系列过程,每个环节产生的资料和数据对于整个项目管理过程都非常重要,另外资料和文档在项目竣工后也要别移交到生产部门。如果这些资料不能进行统一归档、或者在项目结束后再进行归档,这些资料难免会产品遗漏或丢失,所以资料和文档的统一管理就是一个很大的问题。
2、新建工厂项目投资不能够准确掌握。啤酒生产基地的项目投资额一般都上亿:如济南青岛啤酒厂投资有4个亿、成都青岛啤酒生产基地投资有2个亿,这么大规模的投资如果不能在项目过程中进行很好的控制,就会出现“投资超过预算”等现象。对于项目管理者而言,最好的办法是在项目过程中能对投资规模实时统计,能及时地、准确地了解项目的固定投资情况、项目流动资金、人工费用等各种明细。
3、新建工厂项目涉及到企业内部的各个事业部:如工程部、酿造部等;同时新建工程的开展也会涉及到项目承包商、项目监理、项目设计等合作伙伴,在项目建设过程中,如何才能进行有效的沟通是一个很大的问题。传统的沟通方式无非是发传真、邮件、电话等手段,这些方式都是被动的,都不能和项目管理紧紧结合。对于项目参与的各个部门来说,最好的办法是建立一个固定的工作流程,包括审批流程、资金划拨流程、预付款审批流程等,每个项目成员都能够按照流程来办事,同时这种流程可以主动提醒需要做事情的项目人员。
4、新建工厂项目涉及到工程项目建设的各种合同管理,包括监理合同、承包合同、分包合同等,这些合同的管理靠人力或简单的计算机文档管理,显然是解决不了问题的。因为合同管理中涉及的合同变更管理、合同资金管理、合同决算等各种动态数据都需要及时更新和动态判断,资金使用方面由于缺乏有效的工具进行计划、控制及分析,企业很难有效控制成本及合理分配有限的资金。资金使用部门无法对本部门资金使用作出准确预算并且需浪费不少时间在资金使用申请过程中,企业决策人员也需不断对企业资金使用情况进行收集整理分析以决定是否批准资金计划申请,这种情况导致企业整体工作效率降低,影响到正常生产经营活动。
5、要求整个项目建设过程涉及的资料、知识要进行及时的统一归档。
6、要求精确掌握新建工厂项目投资,对于项目管理者而言,最好的办法是在项目过程中能对投资规模实时统计,能及时地、准确地了解项目的固定投资情况、项目流动资金、人工费用等各种明细。
7、搭建良好有效的信息沟通平台,和项目管理紧紧结合。对于项目参与的各个部门来说,最好的办法是建立一个固定的工作流程,包括审批流程、资金划拨流程、预付款审批流程等,每个项目成员都能够按照流程办事,同时这种流程可以主动提醒需要做事情的项目人员。
8、企业需要有效控制成本及合理分配有限的资金,需要信息化工具对合同管理和资金管理进行动态管控。